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2015-11-27

会社に「チャットワーク」を導入して、成功した話

昨今のクラウドベースのWebサービスは、便利なものが非常に多く出てきていますね。

今回は、その筆頭ともいえる「チャットワーク(ChatWork)」を、会社に提案・導入した際の話をしようと思います。

コミュニケーション不足が顕著化

まず前提として、導入前の会社ではコミュニケーション不足が顕著化していて、具体的な解決策を模索している状態でした。

具体的には、以下のようなコミュニケーション不足によって、実害が出ていました。

  • 部門間(特に営業-技術間)の情報共有不足
  • 部門内での細かい情報の共有不足(朝礼や定例会議などが存在しなかった)
  • メールを頻繁に確認しない社員(特に顧客とのやりとりがない社員)がいることによる、情報共有漏れ
  • 顧客との案件の具体的なやり取りが、電話やメールベースだと情報共有不足があったりスローペースとなったりする

個人でそれぞれ情報を持っている場合に、それをチームや部門外の人達に共有する仕組みが存在していませんでした。

メールベースでもやるにはやってましたが、様々な問題点がありました。まず、チャットと比べ比較的スローペースでやり取りをするため、一つのメールの文章量が多くなり、結果情報の粒度が荒くなるため、情報の伝達精度が低いということ。また、いちいち宛名をつけ、名乗って、挨拶する文章を書かなければならないため、余計な気を遣う必要があり、返信に時間が掛かるということ。他にも、誤った文章を取り消せないだとか、重要なメールを見逃すことがあるだとか、多くの問題点があります。

この辺のメールでは解消できないコミュニケーション不足を解消しようということで、チャットの導入を検討し始めました。

他のチャットサービスとの比較

チャットサービスの導入にあたり、まずはチャット機能を持つクラウドサービスやアプリケーションの比較検討を開始しました。

比較検討したサービス・アプリケーションは以下のとおりです。

今回比較したものは基本利用であれば無料で利用できるため、特に苦労することなくすぐに試用できました。

そして、外部との連携や拡張性という観点から、最終的にはチャットワークとSlackの2つが残り、最終的にチャットワークに決定しました。

個人的にはできれば外部との連携や拡張性がものすごく高いSlackを導入したかったのですが、以下の観点からチャットワークにしました。

  • Slackは英語なので一般社員には敷居が高い
  • Slackはエンジニア向けの機能が多く、一般社員には使いこなせない可能性がある
  • チャットワークの方が機能が少ない分、理解しやすいため、運用教育コストが低い

やはり、エンジニアではない一般社員が利用することを考えると、チャットワークが現段階では最も良い選択肢かと思います。

ただ、エンジニアのチーム内で利用する目的であったり、他のシステムとの連携を重要視するのであれば、Slackの方が良いかなと思います。あと、Slackの方がオシャレなUIですね。

なお、チャットワークも簡単な操作APIが用意されてますので、外部との連携は可能です。その辺は心配なしです。詳細はこちらからどうぞ。

提案・導入・運用教育の流れ

小さい会社のため、提案から運用教育まで、私一人で実施しました。

会社で導入する場合は、有料のビジネスプランで導入することになります。ビジネスプランであれば、全社員のアカウントを管理者アカウント上で管理することができます。

また、ビジネスプランを導入していると、管理下アカウント以外のアカウントがグループチャットに参加している時、チャット欄が黄色く表示されわかるようになっています。これは、外部の人間(例えば顧客)とやりとりをする際にも有用な機能となっています。

ビジネスプランではなくフリープランやパーソナルプランでは、管理者アカウントによる統合管理ができないので、組織に導入する場合は、きちんとお金を払いましょう。

導入時には、管理画面から社員のアカウントを作成します。CSVインポートにも対応しているので、複数社員を一気に登録するのも比較的手間ではありません。

そして運用教育ですが、やはりチャットワークは楽でした。大体の操作はUIから把握できるため、操作の説明の必要性はあまりありません。しかし、シンプルなだけにグループチャットが大量にできたときに管理しにくいので、運用ルールは策定し、共有する必要があります。

うちの会社では、以下のような運用ルールで運用しています。

  • 要件だけを的確に(社内の場合)
  • 「お疲れ様です」などの挨拶は、最小限にする
  • 「○○さん」などタイピングせずに、TO機能を使う
  • 自分の名前を名乗らない
  • 必ず見てほしいチャットには、見てほしい人にTO機能やRE機能を使う
  • 逆に、自分にTO機能やRE機能がついたチャットは必ず読む
  • TO機能やRE機能がついていないチャットは必ずしも読まなくてもよい
  • グループチャットのタイトルは「【カテゴリ名】題名」とする
  • 「全社」「部署」「チーム」「顧客」の中からふさわしいカテゴリ名を選ぶ
  • 題名には、カテゴリ名に沿った、そのチャットの話題を設定する
  • 例えば、「【顧客】XX株式会社」は、XX株式会社とのやりとりについて情報共有する

特に、グループチャットに擬似的にカテゴリ名をつけるのは、大人数で運用していく上では必須の運用ルールになるかと思います。

導入前と導入後の社風の変化

やったことはチャットツールの導入だけですが、社内の風通しが大分良くなったような気がします。

特に、営業部門と技術部門のコミュニケーションが円滑になったことで、他部門の忙しさを把握することができたり、それにより作業スケジュールが組みやすくなったりするなど、業務がこれまでよりも円滑に進むようになったかと思います。うちの会社は特に、元々部門毎に見えない壁があったので。

会社全体の動きが、末端の社員でも何となく掴めるようになったのも大きいですね。

他にも、スマホアプリがあるので、営業社員が外出していてもやりとりがそれなりに円滑にできるなどといったメリットもありました。

まとめ

チャットワークの導入により、会社全体としてコミュニケーション不足によるリスクをある程度低下させることができるのが、会社としての大きなメリットになるかと思います。

それなりに社内システムに関する権限を持っている方は、ぜひ導入の提案を会社にしてみてはどうでしょうか。

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